Hoja de Cálculo -Primeros pasos con Excel-

octubre 24, 2020

Excel (Hoja de cálculo)

Cuando queremos trabajar con una planilla, para realizar pequeños cálculos u organizar información. Todo se reparte en pequeñas "Celdas" (casillas independientes, que podemos combinar -unir- para mejorar el aspecto visual, véase "Cabecera-Título").

Curiosamente, Excel utiliza paneles llamados "hojas" y a la hora de guardar nuestro trabajo, lo guardamos en un archivo denominado "Libro" (ya no son "documentos", como en Word).

Usando series

Debo recordar que los datos pueden moverse con sólo hacer clic izquierdo y mover(recoloco) en otra zona de la hoja (si hubiese datos ahí, me sale un aviso) . Pero también "repetir secuencias" (p.ej. pongo 1 y al lado un 2, marco ambas celdas y pulsando en el punto cuadrado inferior derecho, me deja seguir la secuencia y pone 1, 2, 3 , 4....hasta donde yo diga

Puedo repetir los días de la semana y los meses (lunes, martes.... domingo, lunes , martes.....). Si pongo ene-20 , al arrastrar, él podría entender que quiero poner los demás meses (feb-20 en adelante)

Operaciones básicos

= SUMA (A2 : A5)

el PC suma desde la celda A2 hasta A5

(el símbolo de : equivale a nuestros puntos suspensivos, como si fuera desde A2......A5)

Añadiendo textos a un resultado (truco "del almendruco")

Si quiero añadir algún tipo de mensaje, que explique porqué ese cálculo, puedo usar la función CONCATERNAR, de la siguiente forma:

= CONCATENAR (SUMA (B2:C4) ; " unidades")

Si necesito saber qué celdas está usando Excel para conseguir un resultado, sólo tengo que hacer clic en la celda que tenga esa valor numérico, voy al menú "Fórmulas", "Rastrear predecentes" y aparecerán unas flechas que me indican qué se está usando, para conseguir ese resultado.

Localizando las celdas que participan en los cálculos

Supongamos lo contrario: que tenemos una celda y queremos saber si se está mencionando en una fórmula . Deberemos ir al mismo menú, pero elegir "Rastrear DEPENDIENTES". Así me dirá en qué fórmulas aparece esa celda (si la borro, cambiaré resultados sin querer).

Si necesito sumar los gastos de dos años diferentes (y cada uno está en una hoja "propia"), sólo tengo que escribir un "igual" ( = ) y señalar la celda que quiero sumar (la de 2020 y luego, la de 2019, yendo a la barra inferior, para poder llegar a la celda con el gasto de 2019). Al terminar, pulso ENTER y veré algo como esto:

Cuando los datos NO están en la misma hoja, ¿qué hacemos?

Sólo tendrías que pulsar la tecla MAYUS ("mi mayúscula", NO Bloq Mayús) y el símbolo del CERO, para conseguir el símbolo del igual. Ahora, haz clic en la celda que necesites (si está en otra hoja), sólo búscala y cuando la tengas "clicada", pulsas el símbolo del "+", para poder hacer clic en la celda que toque (por ejemplo, la de 2019, E6). Ejemplo:

= '2020' ! E6 + '2019' ! E6

(Excel nos muestra el nombre de la hoja y tras el ! la celda exacta que estamos sumando)

¿Absolutas o relativas?

Las referencias absolutas son celdas que uso para mis cálculos y que puedo definir con un nombre que yo elija (p.ej. el 21% del IVA le llamè IVA , pero al 4% le puse el nombre de "SuperReducido"). Así, los cálculos son más inteligibles y no estoy atad@ a usar las referencias con símbolo de dólar (H$1).

Las referencias relativas son las que aparecen cuando arrastro una fórmula y Excel repite ese procedimiento (p.ej. b2+c2 , b3+c3.....)

Contando elementos (muy útil para hacer inventarios)

Supongamos que tengo una lista con referencias y necesito saber cuántas líneas son. Puedo usar la función CONTAR, pero sólo me sirve para enumerar las celdas que tengan valores numéricos, no las que tengan letra (para los casos generales, es mejor usar CONTARA, que te dice cuántas celdas tienes con datos). Si tengo 9 líneas, CONTARA debería decirme "9" (si hay alguna vacía, te diría "8", ya que no contabiliza celdas en blanco, en esos casos, tendrás que usar la función CONTAR.BLANCO)

Videos interesantes, para practicar en casa (Nora, échales un ojo, viene bien para repasar):

Curso completo de Excel (colección de videos):