Access día 2: probando los informes

 Esta mañana, hemos abordado el ejercicio de la página 47. En él, nos describían el siguiente caso:

-Tenemos una tabla para los datos de los alumnos (recomendaría no poner el dato "código profesor", ya que sería redundante y en su lugar, añadir el campo "DNI", que sin ser campo clave, permitiría que un mismo alumno, aún teniendo diferentes códigos, pueda ser localizable, en base a su DNI, que podrá figurar en los diferentes cursos donde esté apuntado)

-La otra tabla es la de los profesores (sólo tendrá los datos básicos: código de profesor, nombre, apellidos y si quisiéramos ponerlo, "especialidad", que es totalmente opcional)

-La última tabla, donde ambos apartados se encuentran, es la de Cursos. Es, precisamente, en esta tabla, donde haremos mención al profesor (cada curso lo impartiría una única persona) y el campo clave de esta tabla, como podrás imaginar es "Código Curso", ya que NO queremos tener dos cursos idénticos, con el mismo código (y así evitamos mezclar alumnos de cursos que NO son "nuestros")

Para enlazar, ten en cuenta que:

-El profesor tienes que darlo de alta (de hecho, es la primera tabla que deberías crear)

-Luego necesitas un curso, donde el "código profesor", figura también en la tabla "Curso", ya que así "los conectas"

-Por último, el alumno se inscribe (o lo matriculamos nosotros, que viene a ser lo mismo), en un curso (relacionamos el "código de curso" de la tabla alumno, con el "Código de Curso" de la tabla Curso). Sencillo, verdad?

Recuerda que los campos que enlazas NO tienen porqué llamarse exactamente igual (por eso, en la tabla alumnos, me he tomado la libertad de llamarlo "Curso donde figura"). Lo único esencial, es que sean DEL MISMO TIPO (ojo con texto corto y texto largo, que no tienen porqué ser equivalentes) y por supuestos, CONTENER la misma información. De ahí que insista en que hagáis primero el "esqueleto" en papel, ya que luego, pasarlo al ordenador, es un momento y tienes claro cómo enlazarlos (si no, utiliza un programa como Excel o Word, usando cuadros de texto flotantes, teniendo ya "a mano", los datos de los alumnos, profes y cursos).

Ten en cuenta que Access NO te dejará enlazar un campo relacionado, si uno tiene datos (en una tabla) y otros no, por eso parto de uno vacío, partiendo de que:

-Si un profe no existe, el curso tendrá un apartado menos (y te dará error)

-No puedes matricular a un alumno, en un curso que AÚN no has creado (de ahí la importancia de seguir un orden).

Notas de esta mañana:

Resumiendo el primer día:

Tipos de Datos: números, letras, fechas

Los datos se reparten en "campos" (tipos de información: nombre, apellidos,nº SS) Si un campo es "CLAVE", Access no me deja ponerlo "repetido" (interesante para las Facturas)

Debemos crear "relaciones", para que me permita buscar resultados, al elegir diferentes datos de diferentes apartados (tablas de pacientes, hospitales o partes sanitarios de atención médica). Por norma general, son de 1 a infinito (una persona puede ir a 8 citas médicas)

Para poder relacionar datos, tenemos que elegir el mismo DATO, que será del mismo TIPO (fecha, número, texto...), pero que figura en 2 tablas diferentes (p.ej. la de pacientes, donde lo dimos de alta una vez y la de "Partes Hospitalarios"). Si no lo tenemos relacionado, las consultas que hagamos, NO devolverán información. Por ello, el orden recomendado es:

1º Elegir los datos y las tablas en las que los ubicarás (el objetivo es NO repetir datos). Usa Vista Diseño para crear los apartados y la Vista Datos, para ponerlos luego (la consulta de la pág. 30 puede ser por ID o Nº SS, elige uno, deberá "devolver" el nombre, apellido y cargo en la empresa (puedes añadir más, recuerda, estamos practicando para aprender a trabajar con una BBDD)

2º En el apartado "Herramientas", elijo "Relaciones", para enlazar un dato que sea común entre las tablas (p.ej. el nº de SS de un paciente, que figura en una cita médica)

3º Con la estructura ya hecha, cubro los datos, en un orden lógico (no puedo crear una cita médica, si el hospital NO existe todavía)

4º En el menú "Crear", elijo "Asistente para consultas", hago clic en el dato que necesito y lo "arrastro" a la zona inferior,donde podría usar los CRITERIOS (aquí puedo pedirle a Access que me pregunte:  =[ mensaje que debe aparecer] (p.ej. ¿Qué Nº SS buscas?)

En la pág.47, ejercicio 3.1, debo recordar que los profesores NO deben tener un curso en SU ficha. Si haces eso, esa persona SÓLO puede tener un curso asociado, NO PERMITES que te deje añadirlo a otro curso (ojo a esto).

Coged los datos para los alumnos, de la pág.48 (es otro ejercicio, lo sé, pero aprovechamos la coyuntura). Los datos de los cursos serían: en el que estamos y otro similar (Gestión de Almacén, p.ej).Crea tú las horas y fechas, recuerda que estamos aprendiendo, no tiene que ser ajustado 100% a la realidad.

Conceptos a tener cuenta (y bien claros):

Campo Clave: es un campo (dato) que sabemos que NO se va a repetir (que Access tampoco te deja repetir) y que nos permite encontrar coincidencias exactas (útil para Nº SS, DNI, nº factura, código de producto....)

En el ejercicio 3.1, deberemos completar los otros que no tengamos , por ejemplo:

Curso 1- Actividades Administrativas Relacionadas con el Cliente (838h)

Curso 2 - Gestión Comercial (800h)

Profesor 1:  Xesús Alberto Vázquez

Profesor 2: María José Piñeiro

Tengo 12 alumnos, los 6 primeros van al curso 1 , que imparte el profesor 1 y los 6 siguientes (7-12), van al curso 2, que imparte el profesor 2

Tipos de consultas recomendables:

1º Una que me pregunte qué curso estoy buscando (en base a ello, sale un listado de lo que pedí, si no coincide, aparecerá una lista "en blanco")

2º Otra que me permita buscar a un alumno concreto, para que me diga en qué curso aparece (si no añades en la ficha del alumno, su DNI, NO podrías ponerlo en diferentes cursos, ya que su código de matrícula, cambia). Aunque el DNI no sea campo clave (que tampoco me interesa porque quiero poder repetir los datos el alumno, para que figure en diferentes cursos)

En el primer caso, sale un listado ordenado por curso, con los alumnos que pertenecen a ese curso (no se mezclan).

En el segundo caso, me diría el curso que está realizando ese alumno (sin usar su DNI, no podríamos encontrarlo de forma simple y eficiente)

Ahora, el tema que nos faltó por poner por escrito: los informes.

Partiendo de una tabla o consulta que ya tengamos a nuestro gusto, Access nos permitirá preparar esa información, para "desglosarla" de una forma más atractiva (visualmente hablando). 

Para ello, partimos del menú "Crear", "Informes", "Asistente para informes" (la primera vez, es mejor usar el asistente, para empezar a "entender" cómo funciona Access).

Elige los datos que quieras que aparezcan, incluyendo su "prioridad" (lo ideal es tener todo organizado por cursos, de forma que NO mezclemos alumnos de unos cursos con otros) y luego, si lo deseas (que tampoco viene mal), ordenarlos por apellidos y nombres (así tendremos todo más organizado).

Para poder cambiar la distribución de las diferentes "cajas de texto" en el informe, puedes probar con la vista "Diseño" (es uno de los puntos de Access que usarás constantemente, para cambiar entre el modo "añadir datos" y el "cambiar la colocación o funciones de las, entre comillas, columnas").

Échale un ojo al siguiente video:

Versión corta (6 minutos):

Versión más detallada (13 minutos):

Versión con más explicaciones, pero sencilla de seguir: