Bases de Datos (puntos básicos vistos en la primera clase)

 Teoría de Base de Datos (BBDD)

Trabajaremos con Access, pero antes debemos conocer los fundamentos y limitaciones de un programa de Base de Datos. Pueden ser de tipo:

-Alfanuméricos: admite nº, letras o símbolos (los más polivantes)

-Numéricos: no admiten letras, sólo nº, indicando su longitud máxima permitida (que sería, salvo excepción, 255 caracteres)

-Memo: campo (apartado, tipo de dato) que permite introducir hasta 65.536 caracteres

-Autonumérico: este dato lo crea Access, comenzando por el "1", hasta el infinito (no hay límite establecido). Es el único tipo de dato que OBLIGA a que sea "campo clave" (es el que usaremos, para que no nos confundimos al poner o buscar datos)

(Recomendable para facturas o dar de alta nuevos clientes)

-Fecha: para poner el día de una venta, atención nédica o alta de un cliente (podemos elegir fecha corta: 06/11/2020 o fecha larla: viernes, 6 de noviembre de 2020)

-Objeto "OLE": en lugar de insertar archivos directamente en la BBDD, siempre se recomienda hacer "Vínculos" a los archivos que desees "enlazar" (al abrir ese apartado, Access busca ese fichero y lo abre "aparte")

-Hipervínculo: puedo establecer que una foto, palabra o icono, me lleve a una página web, correo electrónico u archivo

-Campo "Sí / No": es una casilla donde hago clic y se queda "marcada" (o bien una lista desplegable con la palabra "Sí/no")

Access trabaja con datos y los datos pueden organizarse en:

Campos: datos sueltos (nº factura, fecha, código del cliente, etc)

Registro: serían todos los datos personales de un único cliente (no de todos), son como las "filas" de Excel.

Tablas: son todos los datos en una categoría (p.ej. "Clientes", reúne todos los datos de nuestros "usuarios", es decir, su nombre,apellido,teléfono,email, NIF/CIF.....), no lo que ha comprado, sólo datos personales de TODOS los clientes que hayamos "registrado"(dado de alta en BBDD)

Base de datos = es el conjunto de todas las tablas que tengamos en nuestro archivo  (t.de clientes,t.de facturas,t.productos)

De menor a mayor: campo, registro, tabla, base de datos

Para poder "cruzar" datos (y que a partir del código de cliente, me deje "ver" las facturas que están a su nombre), necesito "unir" las tablas entre sí, mediante datos que son comunes (porque tienen la misma información y son del mismo tipo de datos)

Primeros pasos antes de pasar a Access:

1º Elige los datos básicos que quieres poner en las tablas (campos="categorías")

2º Hacer relaciones entre los campos, antes de poner los datos DE las tablas

3º Con los datos que YA tenemos (3 pacientes, hospitales y trabajadores), los pasamos a Access (así evitamos poner datos repetidos, ahorrando sustos y disgustos)

4º Una de las funciones más usadas en Access son las "Consultas", que me permiten seleccionar los datos que deseo ver en pantalla, tanto a nivel general (sin filtros), como especificando un Nº de SS en particular. Para hacer esto, debo ir a "Crear", "Asistente de Consultas" y elegir los campos que necesite para esa consulta en particular.

Para conseguir que Access me pregunte, en la vista "Diseño", hago clic en la parte inferior, donde pone "CRITERIOS", sólo debo escribir la expresión: =[¿Qué SS?]

Todos estos datos se muestran en pantalla, pero si quiero imprimirlos, lo tuyo es usar la función de "Crear Informe". A partir de una consulta que ya tengas, Access te deja imprimir esos resultados.

Ahora bien, si quiero simplificar la entrada de datos, puedo usar "Formularios". Básicamente, eliges los datos que tienes que cubrir (en este caso, podrían los de "Tabla de Partes Hospit."). Al igual que con las consultas, elijo los datos que me interese ver en pantalla y la posición de dichos "recuadros" (ejemplo: imanes pegados a una nevera)

Para hacer cualquier cambio de apartados, tipos de datos, siempre voy a "Inicio", Vista, Diseño (ojo, para añadir tú los nuevos casos, datos, personas.... debes ir a "vista", "Hoja de datos")

Tipos de relaciones (ver páginas 41 y 63, en el libro):

https://www.luciamonterorodriguez.com/tipos-de-relaciones-en-bases-de-datos/

Ejemplo de BBDD resuelta:

http://superalumnos.net/base-de-datos-de-ejemplo-verduleros-mdb

Videos interesantes sobre el tema:

El entorno de trabajo:

Es importante (para sacarle todo el partido al Access), crear las relaciones:

Con la estructura básica, podremos hacer una consulta:

Recuerda que el "truco" para que la consulta "nos pregunte" qué queremos buscar, es usar la Vista "Diseño" y en el apartado "Criterios", ponerle:   =[¿Qué DNI estás buscando?]

(si fuese el DNI el dato a buscar, en clase usamos el Nº de la Seguridad Social, por ser un dato único, que evitaría introducir un DNI repetido, con los consiguientes problemas de asociación a la hora de localizar datos)

Curso completo (ojo, son 3 horas):